Når du skal oprette en ny lejekontrakt og starte indflytning af ny lejer, bliver du taget igennem et opgaveflow, som sikrer du husker og fået taget stilling til det hele.

Indflytningsflowet indeholder bl.a.:

• En step-by-step udarbejdelse af lejekontrakten, der generer en gyldig A9-lejekontrakt
• Digital udsendelse af lejekontakt med bilag og digital underskrivning
• Opkrævning og afstemning af depositum, forudbetalt leje og første måneds husleje gennem FI-kort
• Påmindelser omkring indflytningsdato og indflytningssyn
• Upload af indflytningsrapport

Derudover giver Boligflow dig mulighed for at:

• Sende påmindelse til lejer, hvis der mangler underskrift
• Indsamle fuldmagt til til- og afmelding hos elleverandør
• Foretage RKI-opslag på nye lejere, hvis du har en dårlig mavefornemmelse
• Vælge imellem 36 formuleringer, som du kan tilføje under § 11 særlige vilkår
• Vedhæfte en standard husorden til lejekontrakten, som vi i forvejen har udarbejdet til dig

Boligflow fungerer også som dit online arkiv. Du har mulighed for at arkivere billeder, dokumenter og kontrakter på ejendoms- og lejemålsniveau.

På den måde har du alle dokumenter samlet et sted, og de er tilgængelige for hele din organisation.

I Boligflow udarbejder du dine lejekontrakter digitalt, og kan herefter sende til underskrift online.

Med andre ord, så sparer du portoudgifterne, tiden på at gå til og fra posthuset og forsendelsestider. Boligflow tager sig af forsendelsen digitalt, og giver lejer mulighed for at underskrive med sit NemID. Når lejer underskriver med NemID, er du sikker på, hvem der underskriver som en ekstra tryghed.

Skulle lejer glemme at underskrive i tide, sørger vi for at sende en påmindelse.

Vi gemmer lejekontrakten for dig i dit online arkiv, hvor du også har mulighed for at hente den ned som PDF.

Er der ved lejekontraktens indgåelse aftalt, at husleje, depositum og forudbetalt leje kan reguleres, vil Boligflow automatisk tage sig af dette. Det sker automatisk 1. januar hvert år efter nettoprisindekset, med udgangspunkt i oktober året forinden.

På den måde sikrer du, at din indtjening er tidssvarende og lejemålet bevarer sin realværdi over tid.

Ved nyoprettelse af lejekontrakter, er dette naturligvis et punkt i indflytningsflowet, så du husker at få det med på dine fremtidige lejekontrakter.

Er der flere roller i din organisation, som skal have adgang til Boligflow, kan du tildele dem roller og evt. begrænse adgang.

Som ejer af virksomheden har du fuld adgang til alle funktioner og mulighed for at invitere og frakoble roller i hele organisationen. Er I flere ejere af virksomheden, har I naturligvis den samme visning og begge mulighed for at følge med i hele virksomhedens drift.

Har du en administrator, bogholder eller lignende, kan denne få adgang til alt hvad der vedrører regnskab. På den måde kan du gøre dem selvstændige i deres arbejdsgang.

Viceværter kan også få en bruger til Boligflow. Det kan være en fordel, når der skal uddelegeres opgaver ved fx ind- og fraflytning. Viceværter vil kun kunne se stamdata vedr. lejemålet og oplysninger på lejere. De har ikke adgang til det regnskabsmæssige aspekt i Boligflow.

Det giver især mening at invitere alle fra din organisation, hvis også du bruger opgavestyringen aktivt. På den måde kan du uddelegere opgaver og ansvar, og stadig bevare overblikket, fordi det hele er samlet et sted.

Mens du koncentrerer dig om de ting, du er god til, så sørger Boligflow for at automatisere alle dine administrative opgaver. Det kan fx være

• Udsendelse af opkrævninger
• Årlig regulering af husleje
• Bogføring
• Påkrav

Med kalenderen og notifikationer sørger Boligflow naturligvis for at holde dig opdateret, så du stadig kan følge med i, hvad der sker på dine ejendomme.

Større opgaver kan kræve, at du holder tungen lige i munden og kender arbejdsgangene helt ind til benene. Hos Boligflow deler vi opgaverne op i mindre steps, og gør det let at gå til. Det er blandt andet ved

• Ny lejekontrakt og indflytning af ny lejer
• Opsigelse og udflytning af eksisterende lejer

Du har også mulighed for selv at oprette opgaver og evt. uddelegere til andre, så alt hvad du skal huske, er samlet et sted.

Skulle der ske det uheldige, at en lejer ikke betaler sin husleje, fanger Boligflow også det.

Hver måned bliver der genereret en restanceliste, så du kan følge med i, hvilke lejere der er tale om.

Den 8. i hver måned vil Boligflow ud fra restancelisten automatisk sende påkravsskrivelser til de pågældende lejere.

Påkravsskrivelsen indeholder det skyldige beløb + et gebyr på 286 kr. jf. lejelovens § 93 stk. 2, som kommer dig, som udlejer tilgode.

Påkravsskrivelsen vil blive sendt

• på mail, hvor lejeren får en varsling på, at påkravsskrivelsen er på vej til deres postkasse
• i et rekommanderet brev, fordi det er hurtigere fremme og leveringsprocenten er højere, samt det kræver en kvittering for modtagelse
• i et almindeligt, fysisk brev, hvis lejer skulle nægte at modtage det rekommanderet brev

Det forholder sig nemlig således, at lejer har 14 dage efter modtagelse af brevet til at indbetale påkravet. Vi forventer, at Postnord må have leveret brevet efter 7 dage.

Hvis lejer endnu ikke har foretaget en indbetaling, vil der automatisk blive udsendt en ophævelse af lejemålet.

Indbetaler lejer ikke et udsendt påkrav i løbet af 14 dage + 7 leveringsdage, udsender Boligflow automatisk ophævelse af lejemålet. Skrivelsen af ophævelsen foregår ud fra lejelovens § 93.

Ophævelsen bliver, ligesom påkravsskrivelsen, udsendt med mail og 2 fysiske breve. Fra den dag brevene bliver sendt, har lejer 3 dage og på 4. dagen skal de være fraflyttet lejemålet senest kl. 12.00. Betaler lejer dog inden modtagelse af ophævelsen, ugyldiggøres ophævelsen.

Hvis lejer ikke er fraflyttet på 4. dagen kl. 12.00, vil det skulle til fogderetten. Den del tager Boligflow sig dog ikke af, men da den foregående proces og formuleringer har overholdt kravene, vil du opleve en mere effektiv gennemgang hos fogderetten.

Hele processen med påkravsskrivelse og ophævelse bliver du naturligvis holdt orienteret om gennem et opgaveflow. Du vil kun skulle betale porto på brevene, men sparer altså tid ved at skulle formulere breve, sætte dig ind i lejers rettigheder og tidsfrister, samt ture til og fra posthuset.

Har du også parkeringspladser eller garager tilknyttet dine ejendomme, som du udlejer separat, understøtter Boligflow også det.

Her har du mulighed for at oprette og tilknytte lejekontrakter ud fra vores advokat godkendte kontrakter.

Disse typer af lejemål kan også prisreguleres automatisk efter nettoprisindekset.

Hos Boligflow har vi undersøgt, hvilket regnskabsprogram der er bedst for ejendomsinvestorer. Her er det e-conomic eksperterne selv udpeger.

E-conomic har muligheder, der gør at vi bl.a. kan automatisere kontooprettelse, posteringer (lejeindtægter, forbrug, forudbetalt leje, diverse indtægter, depositum).

Hver måned sender vi alle posteringer til e-conomic, og herefter er det din opgave at godkende posteringerne, således de bliver bogført.

Konti og posteringer vil være på ejendomsniveau, så du har mulighed for at adskille dine ejendomme og se, hvordan de performer individuelt.

Bruger du ikke e-conomic, har du mulighed for at eksportere alle opkrævninger som CSV-filer, så du har den nødvendige information til kunne bogføre i dit regnskabsprogram.

For at kunne bruge Boligflow optimalt, skal din virksomhed være oprettet hos Betalingsservice. Det er nemlig herigennem vi sender opkrævninger til lejerne, og det giver os mulighed for at kontrollere og afstemme indbetalingerne.

Her kan vi også tjekke, om din lejer er aktiv og tilmeldt Betalingsservice, og vi giver dig besked, hvis de afmelder sig. På den måde kan du være et skridt foran, og sikre dine indbetalinger.

For at udnytte Betalingsservice optimalt, kræver det, at:

• du er oprettet hos Betalingsservice som “almindelig løsning” (ikke web)
• Boligflow bliver registreret som dataleverandør
• indbetalingskort er valgt til
• du kender dit FI-kreditornummer (kan bestilles hos banken)

Hele Boligflows fundament bygger på data, og især automatisering af data. Så er der noget vi kan gøre for dig automatisk, så gør vi det! Det er især et element, som er tydeligt ved diverse oprettelser.

Ved oprettelse af virksomhed:

• Indtast dit cvr-nummer og vi indhenter stamoplysninger om din virksomhed fra CVR-registeret
• Systemet kontakter Betalingsservice og trækker dit PBS-nummer, hvis du altså er oprettet i forvejen

Når du opretter et lejemål, indhenter og validerer Boligflow automatisk:

• adressen fra dansk adresseregister
• antal værelser og kvadratmeter fra BBR
• information om, om der er tale om en reguleret kommune
• energimærke og -rapport, hvis det eksisterer for ejendommen.

Når først du har givet Boligflow adgang til e-conomic, kan vi hente:

• brugeroplysninger
• kontonumre og kontoplan
• oplysninger på, om de enkelte opkrævninger er bogført