Restance og påkrav
Der er forskel på det processuelle overblik og den lovformelige handling. Rykkerstyringen er dit kontrolrum for restance, hvor du styrer forløbet pr. lejer. Påkravet er den juridiske skrivelse, hvor formalia, frister og dokumentation skal sidde lige i skabet. Boligflow holder de to ting skarpt adskilt.
Herunder tager vi situationerne, som I har stået i. Først kontrolrummet, hvor I styrer forløbet med hånden på rattet, og bagefter selve påkravet, hvor loven sætter rammerne. Hvert afsnit er en case: problemet, som I kender det, og hvad der så sker hos os.
Mange systemer blander de to sammen, så en venlig påmindelse og et juridisk påkrav er den samme knap. Det er de ikke her. I styrer processen frit, og når en sag skal blive formel, overtager påkravet med loven indbygget.
Det processuelle overblik
Du bestemmer, hvornår det eskalerer
Den lovformelige handling
Restanceforløbet kan køre fuldautomatisk, så det meste klarer sig selv. Men virkeligheden er sjældent firkantet, og derfor kan du altid gribe ind. Her er de situationer, hvor styringen tæller.
En ellers god lejer ringer og spørger, om de må betale et par dage for sent. I siger ja. Hvad gør systemet imens?
Du sætter restanceforløbet på pause for netop den lejer. Det genoptages inden for en aftalt tidsramme, så systemet ikke utilsigtet sender en rykker midt i en aftale, I selv har lavet.
I har en enkelt lejer, hvor I aldrig vil have, at maskinen kører af sig selv. Skal I så slå automatikken fra for alle?
Nej. Det fuldautomatiske restanceforløb kan slås til og fra helt ned på lejerniveau. Resten af porteføljen kører videre automatisk, mens netop den ene lejer håndteres manuelt.
En lejer er kommet i klemme og har bedt om luft. I vil gerne give den formelt, ikke bare tie forløbet ihjel.
Du giver lejeren henstand i en aftalt periode. Det er en formel handling i systemet, så forløbet ved, at der er givet luft, og hvornår det udløber.
En ellers god lejer har glemt en betaling. Det skal ikke føles som et inkassovarsel, og det skal slet ikke starte en juridisk proces. Derfor ligger de bløde påmindelser helt for sig selv.
En blød påmindelse og et juridisk påkrav er to forskellige ting, og de skal ikke være den samme knap. Det ene er en venlig hånd til en god lejer. Det andet er en formel skrivelse, hvor loven bestemmer både ordlyd og frister. Hos os bestemmer du selv, hvornår en sag skifter spor.
Et påkrav er en juridisk gyldig skrivelse, og her er der ikke plads til skøn. Frister, oplysninger og timing er fastlagt i loven, og en lille fejl kan vælte hele sagen. Derfor er det indbygget, ikke noget du skal huske.
Et påkrav sendt en dag for tidligt er et ugyldigt påkrav. Derfor regner systemet selv frem til 3. hverdag efter sidste betalingsdag, så brevet aldrig går afsted for tidligt.
Det er ikke nok at sende påkravet. Som udlejer bærer du bevisbyrden for, at det er kommet frem til lejeren. Det er præcis den dokumentation, der mangler, hvis sagen senere skal holde. Derfor gør Boligflow det fysiske arbejde for dig, uden at du går på posthuset.
Hele forsendelsen kører automatisk: print, kuvertering og afsendelse som fysisk A-post samt rekommanderet brev, så kvitteringen er på plads, og dokumentationen samles på lejemålet.
Påkrav dækker ikke kun den løbende husleje. De sager, der ellers nemt bliver glemt, er netop dem ved ind- og udflytning, og dem tager forløbet med.
En fraflytter er svær at holde øje med, fordi lejemålet er tomt. Assistenten giver derfor automatisk besked, hvis en fraflytter overskrider sin betalingsfrist på 14 dage.
Fleksibelt, hvor I skal bruge skøn. Fast, hvor loven ikke giver plads til det.
Ja. Det fuldautomatiske restanceforløb kan slås til og fra helt ned på lejerniveau. Laver du en særaftale, kan forløbet sættes på pause og genoptages inden for en tidsramme, uden at systemet utilsigtet sender rykkere afsted.
Rykkerstyring er det processuelle overblik, altså det fleksible restanceforløb du selv styrer med automatik, pause, henstand og bløde påmindelser. Påkrav er den lovformelige handling, hvor systemet danner juridisk gyldige skrivelser med korrekte frister og sender dem fysisk og dokumenteret.
Ja. Du kan udsende bløde betalingspåmindelser, fx via e-mail, uden gebyr og uafhængigt af det tunge restanceforløb. Det er til, når du vil rykke en ellers god lejer venligt, og du bestemmer selv, hvornår en sag eskaleres til påkrav.
Påkrav genereres med de lovpligtige frister: 14 dage for bolig og 3 dage for erhverv. Brevet må tidligst sendes 3. hverdag efter sidste betalingsdag, og systemet tager automatisk højde for det, så et påkrav aldrig går for tidligt afsted.
Udlejer bærer bevisbyrden for, at påkravet er kommet frem. Boligflow printer, kuverterer og afsender derfor påkravet automatisk som fysisk A-post samt rekommanderet brev, så du får kvittering og kan løfte bevisbyrden. Dokumentationen samles på lejemålet.
Ja. De lovbestemte påkravsgebyrer pålægges automatisk efter gældende takst, inklusive 2 %-reglen for erhverv. Bliver du og lejeren enige om at sløjfe gebyret, kan det slettes manuelt fra opkrævningen.
Ja. Restanceforløbet dækker også indflytningsopkrævninger og manglende betaling af flytteopgørelser hos fraflyttede lejere, inklusive det særlige rykkergebyr ved fraflytning. Assistenten giver automatisk besked, hvis en fraflytter overskrider sin betalingsfrist på 14 dage.
Tag jeres mest besværlige sag, særaftalen midt i et forløb, den fraflytter der skylder på opgørelsen, eller det erhvervspåkrav med 2 %-reglen, og se, hvordan rykkerstyring og påkrav holder de to ting adskilt.
Ingen rykker går afsted, før I siger til.
