Betalingsservice
At sende en faktura til Betalingsservice er den nemme del. Det er, når der opstår fejl, at de manuelle timer plejer at hobe sig op. Betalingsservice er et af de tungeste og mest automatiserede områder i Boligflow, og det er bygget til netop de skæve cases, så de manuelle bogholderitimer forsvinder.
Herunder tager vi situationerne en for en. Først hvordan motoren kører det almindelige flow af sig selv, derefter de skæve scenarier, hvor en administrator ellers plejer at skulle arbejde over.
Boligflow har en dyb, direkte integration med Mastercard (NETS), som står bag Betalingsservice. Filerne læses ind, indbetalingerne matches, og bogføringen sker af sig selv. Du får et overblik, ikke en bunke posteringer at taste.
Betalingsservice sender ved en fejl samme aftalenummer to gange. Bliver lejeren bogført dobbelt?
Nej. Det sker faktisk i virkeligheden, og derfor har Boligflow en indbygget sikring. I stedet for at læse den samme linje ind igen genkender systemet aftalenummeret og opdaterer korrekt, så intet bliver bogført to gange.
En lejer mangler data, så indbetalingen kan ikke matches til en faktura. Står regnskabet så i ubalance?
Nej. Kan en betaling ikke matches, fx fordi der mangler data fra lejeren, sættes den på en "Ukendt debitor"-konto, indtil du godkender matchningen. Pengene er bogført, balancen holder, og du tager stilling, når det passer dig.
En BS-sektion ender i minus. Afviser Betalingsservice så hele leverancen?
Det ville den normalt gøre, og så ventede der stor manuel fejlfinding. Boligflow laver automatiske nulstillinger og krediteringer, så et beløb i minus vendes korrekt i "sektion slut". Leverancen går igennem, uden at nogen skal grave i den.
En lejer skal have penge tilbage fra et forbrugsregnskab. Skal vi så lave en manuel udbetaling?
Nej. Tilbagebetalinger og udbetalinger kører via Aiia Payout. Skal en lejer have penge tilbage, parres udbetalingen automatisk med Betalingsservice eller MobilePay og bogfører sig selv, så du slipper for det manuelle bankarbejde.
En lejer har udenlandsk adresse eller statsborgerskab og ingen dansk bankkonto. Kan vi køre BS?
Betalingsservice kan kun køre danske bankkonti, og derfor presser Boligflow ikke en udenlandsk lejer ned ad BS-vejen. Systemet tilpasser sig og viser IBAN og SWIFT i stedet, så betalingen kan gennemføres ad den rigtige vej.
En erhvervslejer skal bruge momsbeløb og fakturanummer til eget regnskabsprogram. Følger det med over i BS?
Ja. Specifikke momsbeløb og fakturanumre sendes særskilt og korrekt over i Betalingsservice, så erhvervslejeren får det rigtige fradrag og præcis de oplysninger, de skal bruge i deres eget regnskabsprogram.
Det er præcis her, motoren skiller sig ud. Det, der ellers ville være en undtagelse at fejlfinde i hånden, en sektion i minus, en udenlandsk lejer, en tilbagebetaling, håndterer Boligflow som hovedregel.
At sende en faktura til Betalingsservice er nemt nok. Forskellen viser sig, når noget går skævt. En betaling, der ikke vil matche, en sektion i minus, en lejer uden dansk bankkonto. Det er der, bogholderen normalt skal arbejde over. Hos os er det de skæve cases, der er kerneforretningen, ikke kanten af produktet.
Tilmelding er gjort markant lettere for både administrator og lejer. Lige så vigtigt: Boligflow sender kun til Betalingsservice, når mandatet rent faktisk er aktivt, og finder en anden vej, så snart det ikke er.
Fra juli 2026 lukker Mastercard aftaler, der har været inaktive i 15 måneder, og der påløber et gebyr pr. aftale, som kunden ellers selv skal holde øje med. Det er præcis den slags, der nemt glipper i en travl drift.
Vi har en løsning under udvikling, hvor Boligflow selv lukker inaktive aftaler rettidigt, så kunden slipper for gebyret. Funktionen er ikke frigivet endnu, men den er på vej, og indtil da holder de dedikerede BS-listevisninger overblikket over, hvilke aftaler der er i spil.
For større administratorer er det her, regnestykket bliver tydeligt: de manuelle bogføringstimer forsvinder.
Via en dyb, direkte integration med Mastercard (NETS), som står bag Betalingsservice. 621-filerne (PBCNET00 m.fl.) modtages og indlæses 100 % automatisk, der er indbygget sikring mod dobbelt-indlæsning, og indbetalinger matches automatisk med fakturaerne.
Det sker i virkeligheden, og Boligflow har en indbygget sikring mod dobbelt-indlæsning. Systemet genkender aftalenummeret og opdaterer korrekt i stedet for at bogføre den samme indbetaling to gange.
Kan en betaling ikke matches, fx fordi der mangler data fra lejeren, sættes den på en "Ukendt debitor"-konto, indtil administratoren godkender matchningen. Sådan holder balancen, mens matchningen afventer godkendelse.
Ja. Erhvervslejere med CVR-nummer kan indgå en Betalingsserviceaftale direkte i Boligflow, ikke kun privatpersoner med CPR. Momsbeløb og fakturanumre sendes korrekt med over til lejerens eget regnskab.
Boligflow sender kun til Betalingsservice, når mandatet er aktivt. Mister en lejer sit mandat, skifter systemet automatisk til e-mail eller FI-indbetalingskort med brev, så fakturaen altid når frem.
Ja. Skal en lejer have penge tilbage, fx fra et forbrugsregnskab, kører udbetalingen via Aiia Payout, parres automatisk med Betalingsservice eller MobilePay og bogfører sig selv.
Fra juli 2026 lukker Mastercard aftaler, der har været inaktive i 15 måneder, og der påløber et gebyr pr. aftale. Vi har en løsning på vej, hvor Boligflow selv lukker inaktive aftaler rettidigt, så kunden sparer gebyret. Funktionen er under udvikling.
En erhvervslejer med CVR og moms, et afvist mandat, en sektion i minus, en udenlandsk lejer uden dansk konto. Tag jeres mest indviklede eksempel, og se motoren køre det igennem uden manuelle timer.
Ingen 621-fil kommer til skade.
