Hvad er saldovisningen?

Saldovisningen er dit nye, forbedrede overblik over hver enkelt lejers saldo. Det opnås bl.a. gennem den nye oversigt på lejemålet, som viser alle bevægelser, samt giver et hurtigt overblik over, hvor meget lejeren totalt er i restance. Derudover giver Boligflow dig let adgang til at se, hvornår næste opkrævning genereres, samt hvor meget der opkræves.

Restancelisten er også blevet udbygget med to nye faneblade; Overblik og Restanceforløb. I stedet for at holde styr på flere ubetalte opkrævninger for lejerene, kan du i fanen 'Oversigt' se én samlet restance pr. lejer. Og i 'Restanceforløb' kan du se alle igangværende restanceforløb, samt danne et overblik over processen.

Overførsel af restbeløb hører nu fortiden til. Nu vil alle forfaldne beløb automatisk blive samlet under én restance, som vil blive opkrævet samlet næste gang der sendes opkrævninger. Du har nu også mulighed for at udsende en samlet opgørelse til lejeren, så vedkommende kan se, hvor meget den skylder og hvilke måneder, det drejer sig om.

Det er blot et lille udsnit af alle de fantastiske nye funktioner, som saldovisningen medfører. Læs meget mere nedenfor.

Hvilke funktioner i Boligflow berører Saldovisningen?

Saldovisningen er en helt fundamental ændring i Boligflow, som berører mange områder. Det hele er listet op herunder. Under hvert punkt kan du danne dig overblik over ændringerne, samt finde relevante links til tilhørende FAQ'er og artikler.

• Lejemål listevisning

• Lejemål

• Økonomi

• Betalingsmetoder

• Restancer

• Andre indstillinger

Lejemål listevisning

På lejemåls listevisningen er der tilføjet 2 nye kolonner, som giver dig hurtigere overblik over vigtige informationer:

• Navnet på nuværende lejer

• Forfalden leje m.m.

Disse informationer vil også medtages i listen, når du bruger funktionen Hent visning som Excel.

Det er også nærmere beskrevet i vores FAQ "Eksporter data" her.

Lejemål

På lejemålsvisningen har 2 faner skiftet navn og fået nye funktioner. Derudover er der tilføjet to nye faner.

• Fanebladet Økonomi skifter navn til Opkrævning.

• Fanebladet Opkrævninger skifter navn til Bevægelser.

• Nyt faneblad ved navn Regulering.

• Nyt faneblad ved navn Restanceforløb (Se afsnit længere i bunden af artiklen, hvor alt omkring restancer er samlet)

Opkrævning (den tidligere fane 'økonomi')

På fanebladet Opkrævning finder du mange af de samme informationer og funktioner, som du fandt under det tidligere faneblad Økonomi. Dog er nogle ting blevet flyttet til andre faner, samtidig med der er tilføjet en ny boks.

Hvad er nyt på dette faneblad?

• Ny boks: Næste opkrævning

Nu har du mulighed for at se et eksempel på den næste opkrævning, der bliver sendt til den pågældende lejer.

Totalbeløbet tager højde for alle ubetalte restancer samt enkeltopkrævninger.

Du kan klikke på "Vis" ud for "Eksempel" for at få en forhåndsvisning af den opkrævning, der sendes til lejeren.

Tiltaget er også nævnt i vores FAQ her.

Hvad finder du ellers på fanebladet?

• Faste bidrag - med hurtig adgang til at redigere faste bidrag

• Enkeltopkrævninger - med hurtig adgang til at redigere og oprette enkeltopkrævninger

• Interval for opkrævning - med hurtig adgang til at redigere lejers opkrævningsinterval

• Lejers kundenummer, hvis Betalingsservice er tilkoblet
  
  

Hvad er flyttet?

• Depositum og forudbetalt leje er flyttet til fanen 'Bevægelser'

• Se kontokort er flyttet til fanen 'Bevægelser'

• Flytteopgørelse er flyttet til fanen 'Bevægelser'

• Forbrugsregnskaber flyttet til fanen 'Bevægelser'

• Reguleringer har fået sin egen fane 'Reguleringer'

Bevægelser (den tidligere fane Opkrævninger)

Den nye fane, som erstatter Opkrævninger, har fået udseende. Listen med opkrævninger er erstattet med en liste over alle bevægelser. Den listen indeholder både opkrævninger og indbetalinger, samt påkrav og kreditnotaer. Med andre over; alle de bevægelser, der påvirker lejers saldo.

De tre prikker giver adgang til at se mere information på den enkelte bevægelse, samt giver mulighed for at slette bevægelsen (hvis der er tale om en indbetaling eller kreditnota).

Boksen 'Bevægelser' er udstyret med tre nye knapper, som giver dig mulighed for at sende en opgørelse til lejeren, oprette et restanceforløb og registrere en indbetaling.

Hvad finder du på fanebladet?

• Send opgørelse til lejer - vælg selv hvilke opkrævninger opgørelsen skal indeholde og forsendelsesmetode (funktioner er beskrevet i vores FAQ her)

• Opret restanceforløb - manuel opstart af restanceforløb (funktioner er beskrevet i vores FAQ her)

• Opret betaling - registrerer manuelt ind- eller udbetaling og fra hvilken beholdning (funktioner er beskrevet i vores FAQ her)

• Overblik over alle balancer, deriblandt depositum, forudbetalt leje og forbrug.

• Se lejers kontokort

Hvad er flyttet?

• Interval for opkrævning er flyttet til fanen 'Opkrævning'

• Information om Betalingsservice er flyttet til fanen 'Opkrævning'
  

Hvad er fjernet?

• Betalingsmetode - lejer kan fremover selv vælge betalingsmåde, det beskrives længere nede i artiklen

• Overførsel af restbeløb - udgår pga. lejers samlede udestående samles (saldovisning)

Regulering (ny fane under lejemål)

Reguleringer har fået sit eget faneblad. Før kunne du finde historik og informationer omkring regulering på lejemål under fanebladet Økonomi.

Hvad finder du på fanebladet?

• Information om tidligere og kommende reguleringer

• Information om opsætningen af regulering på lejemålet

Disse tiltag er også beskrevet i vores FAQ her.

Økonomi

I menupunktet Økonomi er der foretage følgende ændringer:

• Fanebladet Opkrævninger er blevet forbedret

• Fanebladet Indbetalinger skifter navn til Transaktioner

• Fanebladet Overførsler af restbeløb er blevet fjernet

Opkrævninger

Fanebladet Opkrævninger har fået nyt udseende og indeholder nu udelukkende de allervigtigste oplysninger, for at forenkle dit overblik. Vi har tilføjet 2 nye kolonner, som skal være med til at forbedre dette overblik:

• Type: leje, indflytningsopkrævning, flytteopgørelse eller anden

• Restbeløb: hvor meget, mangler at blive betalt på pågældende opkrævning

Den enkelte opkrævning

På den enkelte opkrævning, er der også sket ændringer, på samme måde for at skabe et bedre overblik.

Hvad finder du på den enkelte opkrævning?

• Overblik over opkrævningen, med restbeløb og indbetalinger

• Tilknyttet lejemål og lejer

• Notatfelt til kommentarer

• Liste over bilag til opkrævningen

• Funktion: Opret kreditnota (Denne funktion er også beskrevet i vores FAQ her)

Hvad er flyttet?

• Funktion: Opret indbetaling er flyttet til lejemål

• Funktion: Pause restanceforløb er flyttet til lejemål/restancelisten

• Restanceforløbsoversigten er flyttet til restancelisten -> visning af de enkelte restancer

Hvad er fjernet?

• Funktion: Overførsel af restbeløb (Læs mere længere nede i artiklen)

Transaktioner (den tidligere fane Indbetalinger)

Fanebladet 'Indbetalinger', som viser en oversigt over alle indbetalinger registreret på selskabet – herunder bankoverførsler, BS indbetalinger og MobilePay overførsler – skifter navn til 'Transaktioner'. Der er ikke sket ændringer på fanebladet, udover navneændringen. Du kan fortsat finde alle de samme funktioner, bruge filtreringsmulighederne og hente listen som excel.

Overførsler af restbeløb

Funktionen, som tidligere har været brugt til at overføre et restbeløb fra én opkrævning til næstkommende opkrævning, udgår med saldovisningen.

Det betyder at:

• Fanebladet Overførsler af restbeløb, i menupunktet Økonomi er fjernet.

• Funktionen til at slå Automatisk overførsel af restbeløb til, under Systemindstillinger, er også fjernet.

Funktionen skabte tidligere en del forvirring, og er en af hovedårsagerne til, at vi nu introducerer saldovisning.

Hvad betyder det for dig? Og hvordan vil det fremadrettet foregå, hvis en lejer ikke betaler sin fulde regning?

Det har vi skrevet en FAQ artikel om, som du kan læse her.

Betalingsmetoder

I Boligflow har det længe været muligt at tilkoble flere betalingsmetoder, men det har været nødvendigt at vælge på hver enkelt lejer, hvilken betalingsmetode de ønskede at benytte. Det er nu lavet om.

Hvis du har tilkoblet flere betalingsmetoder i Boligflow, fx Betalingsservice og MobilePay, så vil lejerne modtage en opkrævning, der giver dem mulighed for selv at vælge hvilken betalingsmetode, de ønsker at bruge.

Herunder ses et eksempel på en opgørelse sendt på e-mail, hvor lejeren har mulighed for at benytte flere betalingsmetoder.

Udsendning af opkrævninger

En opkrævning sendes på enten e-mail eller brev, alt efter hvilken foretrukne kommunikationsmetode, der er valgt på den enkelte lejer. Denne funktion er også beskrevet i vores FAQ her.

Send Betalingsservice-opkrævning ud på e-mail

NYT: Tidligere har det ikke været muligt at sende opkrævninger via Betalingsservice ud som e-mail. Betalingsservice genererer og sender altid FI-kort med posten. Derfor genererer Boligflow nu selv FI-kort, så det er muligt både at sende denne type opkrævning som e-mail eller brev.

Læs mere om de mange fordele ved at Boligflow selv generer FI-kortet i vores FAQ her.

Når lejer tilmelder sig en bestemt betalingsmetode

Når lejer først har tilmeldt sig en betalingsmetode (Betalingsservice eller MobilePay), vil lejeren ikke længere modtage en mail eller brev med opkrævning og betalingsmetoder. De vil i stedet blot blive opkrævet via den betalingsmetode de har tilmeldt sig.

Eksempel:

1. En lejer modtager en mail med mulighed for at betale via Betalingsservice eller MobilePay.

2. Lejeren betaler regningen og tilmelder sig bagefter Betalingsservice.

3. Boligflow får besked om at lejeren er tilmeldt Betalingsservice.

4. Ved næste opkrævning vil lejeren blive trukket helt automatisk, og der sendes ingen opkrævning, da de kan se deres opkrævning i netbank.

OBS: Erhvervslejere vil stadig modtage en faktura på e-mail eller brev, uanset om de er tilmeldt en betalingsmetode eller ej.

Restancer

En af Boligflows kernefunktioner har altid været vores fuldautomatiske restanceforløb. Hvis lejer har et skyldigt beløb, sender Boligflow automatisk et påkrav. Det vil sige Boligflow både printer, kuverterer og sender brevet, uden at du skal røre en finger. Det er der ikke lavet om på.

Med saldovisningen er Boligflows restanceforløb – og den generelle håndtering af restancer – blot blevet forbedret. Nu har du bl.a. mulighed for:

• Manuelt at udsende et påkrav og starte et restanceforløb

• Slå restanceforløb fra på lejerniveau

• Give lejer henstand i en periode

• Slå udsendelse af påkrav fra, men stadig udsende påmindelser gennem Boligflow

Læs meget mere om, hvordan du bedst gør brug af alle de nye funktioner, og hvad du ellers skal være opmærksom på omkring Boligflows håndtering af restancer i vores FAQ her.

Restancelisten

Du finder stadig restancelisten via genvejen på dashboardet eller i venstremenuen. Listevisningen har fået en gennemgående opdatering, som giver dig et bedre overblik over den enkelte lejers restance, samt en liste over alle kommende, aktive og afsluttede restanceforløb.

Derfor indeholder menupunktet 'Restance' nu to faneblade:

• Overblik

• Restance

Overblik

På fanebladet 'Overblik' kan du se en liste over alle lejere, som er i restance eller har et tilgodehavende. Hver lejer er vist med én samlet restance, men når du klikker på linjen, kan du se, hvad den samlede restance omfatter.

Hvad finder du på dette faneblad?

• Overblik over den samlede restance på hver enkelt lejer

• Ny kolonne: Automatisk restanceforløb tilkoblet eller ej

• Ny kolonne: Er der igangværende restanceforløb på lejeren?

Restanceforløb

På fanebladet 'Restanceforløb' kan du se alle igangværende eller afsluttede restanceforløb. Her får du også et overblik over, hvor lang tid der er til næste trin i restanceforløbet.

Ved at klikke på et restanceforløb, får du en oversigt, som minder om den visning, man førhen fandt på selve opkrævningen. Her kan du se en oversigt over forløbet og har samtidig mulighed for at stoppe restanceforløbet eller slette påkravet.

Restanceforløb - lejemål

På det enkelte lejemål er der nu tilføjet et faneblad ved navn 'Restanceforløb'. Her har du mulighed for manuelt at oprette et restanceforløb, slå automatisk restanceforløb eller påmindelser til og fra på lejerniveau, samt give lejer henstand i en periode.

Udsendelse af påmindelser vedr. manglende betaling

Fra begyndelsen har det været muligt at udsende påmindelser i forbindelse med Boligflows automatiske restanceforløb. Det er selvfølgelig stadig muligt, men nu har vi gjort funktionen endnu smartere, så du selv kan bestemme, om den skal kombineres med restanceforløbet eller køre uafhængigt heraf.

Det betyder, at du kan udsende påmindelser til dine lejere uden at skulle gøre brug af resten af Boligflows restanceforløb. Denne funktion kan både aktiveres for hele selskabet eller for enkelte lejere, alt efter behov.

Læs meget mere om denne nye funktion og hvordan du bedst kan gøre brug af den i vores artikel her.

Vi sidder klar til at hjælpe dig

Med en opdatering så stor som saldovisningen, der har indflydelse på næsten alle funktioner i systemet, ved vi at der hurtigt kan opstå spørgsmål eller behov for hjælp. Derfor har vi også sat ekstra bemanding på supporten i forbindelse med denne nye opdatering. Tøv derfor endelig ikke med at tage fat i os, enten på support@boligflow.dk eller 70 60 20 03.

Hvis du ønsker til flere funktioner, ændringer eller ris og ros generelt, må du også meget gerne række ud til os.