Produktopdatering Marts 2022

Digitale flytterapporter og flytteopgørelse

Ind- og udflytning er en stor administrativ opgave ved boligudlejning. Derfor ønsker vi også at gøre denne del så nem og tidsbesparende som muligt.

Vi har glædet os til at fortælle om de nye funktioner i forbindelse med digitale flytterapporter, samt oprettelse af flytteopgørelse i Boligflow.

MoveOn

Er du træt af at holde styr på papirer på dine flyttesyn? Så kan vi glæde dig med nyheden om, at Boligflow nu integrerer med MoveOn, og derigennem gør det muligt at lave digitale flyttesyn.

Med en tablet i hånden, er du godt klædt på til at afholde flyttesyn. Boligflow synkroniserer al data med MoveOn, så du slipper for at genskrive oplysningerne på lejemålet. Derudover sørger MoveOn for at guide dig sikkert igennem synet, så du ikke glemmer noget, der kunne risikere at koste dig penge.

MoveOn er opdateret med alle nye regler og retspraksis indenfor lejelovgivningen, og du er således sikker på, at du overholder de efterhånden komplekse regler for ind- og fraflytningssyn. Det er altså slut med at miste retten til istandsættelse grundet fejl på synsrapporten.

Vil du i gang med MoveOn, så du er klar, næste gang du skal afholde flyttesyn? Så tøv ikke, de sidder klar til at hjælpe dig i gang.

Kontaktoplysninger
kontakt@valhalconnect.dk
https://www.valhalconnect.dk/apps/moveon

Få en guide til denne funktion i vores FAQ her: Hvordan tilkobler jeg MoveOn så jeg kan lave digitale flytterapporter?

Flytteopgørelse

Hånd i hånd med flyttesyn er selvfølgelig også flytteopgørelse. Nu slipper du for selv at holde styr på udgifter og udbetaling til lejer. Med flytteopgørelse i Boligflow kan du have alt samlet ét sted og nemt opkræve eller tilbagebetale til lejeren.

Det er utrolig simpelt: 

1. Når du har gennemført flowet for opsigelse, kan du igangsætte et nyt flow, som genererer en flytteopgørelse på lejemålet

2. Få et overblik over lejerens saldi, depositum og forudbetalt leje. Dan et hurtigt overblik over eventuelle udeståender med lejeren og/eller udligninger på opkrævninger

3. Indtast udgifterne der har været i forbindelse med fraflytningen og upload den nødvendige dokumentation fra håndværkere mm.

4. Boligflow udregner flytteopgørelsen for dig og opretter derefter en opkrævning, enten i form af en tilbagebetaling, eller en efteropkrævning

Få en guide til denne funktion i vores FAQ her: Hvordan laver jeg flytteopgørelse i Boligflow?

Fraflytning er nu gjort endnu nemmere for dig, og du vil kunne bruge din tid på andre dele af din forretning, som giver mere værdi.

Forbrugsregnskab

Står du overfor at skulle udarbejde dine forbrugsregnskaber? Så kommer denne nye feature lige i rette tid for dig. 

Boligflow kan nu udarbejde forbrugsopgørelser, samt at sende opkrævning og/eller tilbagebetaling ud til dine lejere. Samtidig sørger systemet også for, at lejer får tilsendt al den nødvendige dokumentation, som de har krav på. 

Acontoregnskaber

Som det første led i din forbrugsopgørelse, skal du gennemgå alle acontoregnskaberne. I og med Boligflow har kørt alle opkrævninger, har vi denne data tilgængelig. 

Er du skiftet til Boligflow i en regnskabsperiode, kommer vi med forslag til acontobeløbene, baseret på den information vi har tilgængelig.

Acontoregnskaberne kan du downloade og herefter indtaste hos dit fordelingsselskab.

Det reelle forbrug

I næste step skal du indtaste det reelle forbrug, som du har modtaget fra dit fordelingsselskab. 

Her skal du ligeledes uploade de individuelle opgørelser, du har modtaget fra fordelingsselskabet, som til sidst sende ud til ud til lejerne med et følgebrev. 

Opgørelse

Få et overblik over den samlet forbrugsopgørelse, og se hvem der skal have penge tilbage, og hvem der skal have en efteropkrævning.

Tomgangsforbrug

For at sikre dit forbrugsregnskab kommer til at stemme helt, har du også mulighed for at indtaste diverse tomgangsforbrug der måtte have været i perioden. Det kunne bl.a. være fællesvaskeri eller andet, der ikke kan opkræves direkte af en lejer.

Færdiggør

Når du færdiggør dit forbrugsregnskab i Boligflow, opretter vi de nødvendige opkrævninger.

Tilbagebetalinger sker i den næstkommende måned, hvor efteropkrævninger sker efter 2 måneder, som loven påbyder.

Hele dit forbrugsregnskab bliver bogført, enten direkte i e-conomic, eller med mulighed for CSV udtræk, hvis du bruger et andet bogføringssystem.

Nyt og forbedret indflytningsflow

Nem oprettelse af lejekontrakter er alfa omega. Derfor har vi lyttet til den feedback, vi har modtaget fra vores brugere, og lanceret et nyt og forbedret indflytningsflow. Det betyder mere funktionalitet og en større grad af automatisering. 

Opkræv depositum, forudbetalt leje og første måneds husleje, direkte i Boligflow

Under steppet "Betaling" kan du nu vælge, at Boligflow skal opkræve totalbeløbet, eller om du ønsker at opkræve det selv.

Få en guide til denne funktion i vores FAQ her: Hvordan opkræver jeg depositum, forudbetalt leje og første månedshusleje gennem Boligflow?

Mulighed for at tilmelde lejer til Betalingsservice

For at gøre det endnu nemmere at sikre sig, at lejerne er tilmelder sig Betalingsservice fra dag ét, kan du nu skrive det direkte ind i lejekontrakten.

Du skal bruge lejers CPR-nummer og kontooplysninger. Disse skal indtastes til sidst i flowet.

Når vi sender lejekontrakten til underskrift hos lejeren, bedes de også underskrive en fuldmagt, der tillader at tilmelde dem automatisk.

Når dokumenterne er underskrevet, sker tilmeldingen automatisk. Hverken du eller lejer skal foretage sig yderligere. 

Underskrift af bilag

Du kan nu uploade bilag, som kræver en særskilt underskrift. Der skelnes mellem dokumenter, der blot skal accepteres, og dokumenter, som kræver særskilt underskrift.

Fysisk underskrift

Du oplever måske sommetider, at en lejer ikke har nemID? Derfor har vi nu gjort det endnu nemmere at generere en kontrakt, der skal underskrives fysisk.

Når du kommer til steppet “Underskrift”, kan du nu vælge "Fysisk underskrift" som underskriftsmetode.

Herefter kan du downloade alle dokumenterne. Når dokumenterne er underskrevet, kan de uploades til flowet igen, og de vil være arkiveret i systemet.

Få en guide til denne funktion i vores FAQ her: Hvordan udsender jeg en kontrakt til fysisk underskrift?

Skabeloner

Udover ny funktionalitet på selve lejekontrakten, så har vi også forbedret funktionaliteten bag skabeloner. Skabeloner kan være utrolig tidsbesparende, når man skal oprette nye lejekontrakter, og mange har allerede haft stor gavn af dem. Derfor er vi også sikre på, at du bliver vild med disse tiltag.

Gem lejekontrakt som skabelon

Før skulle du oprette en skabelon særskilt, som du derefter kunne bruge, når du oprettede en ny lejekontrakt.

Det har vi lavet om, så du i stedet kan gemme en lejekontrakt, du netop har siddet og indtastet, som en ny skabelon.

Du får denne mulighed i det sidste step inden kontrakten udsendes til underskrift. Det kræver et enkelt klik på "Gem flow som skabelon". Ved oprettelse af næste lejekontrakt, kan du nu tage udgangspunkt i den gemte skabelon fra start.

Få en guide til denne funktion i vores FAQ her: Hvordan opretter jeg en skabelon til en lejekontrakt?

Her finder du skabeloner

For at oprette en lejekontrakt med udgangspunkt i en skabelon, vælger du "Opret lejekontrakt" -> "Ny lejekontrakt". Herefter får du mulighed for at oprette fra en skabelon, ved at klikke på knappen øverst i højre hjørne.

Andre nyttige features

Vi arbejder altid på at forbedre Boligflows kernefunktioner, men vi ved også, at det er de små ting, som gør forskellen i det store billede. Derfor videreudvikler vi løbende på eksisterende funktionalitet og tilføjer små, nyttige features. Læs om nogle af dem i dette blogindlæg.

Filtrering

Det er vigtigt at kunne bevare overblikket i sin administration. Derfor er brugeroplevelsen på overblikssiderne nu gjort endnu bedre. 

For det første har vi gjort filtreringen endnu mere synlig, så du nemmere kan skabe det overblik, som giver mening i en given situation. 

Du finder filtreringsmulighederne øverst på hver listevisning.

Derudover har du fået endnu flere filtreringsmuligheder, og flere er på vej. 

Forbedringerne på filtreringsmulighederne er udviklet på baggrund af ønsker fra vores brugere. Har du inputs, er du altid velkommen til at indsende dine idéer i vores idébank.

Allonge

Har du eksisterende lejekontrakter, hvor du gerne vil tilføje nogle ændringer? Så kan vi glæde dig med, at det nu er muligt at oprette en allonge og udsende den til digital underskrift hos lejer direkte gennem Boligflow.

Boligflow kan ikke handle eller automatisere på baggrund af det du skriver i friteksten på allongen. Derfor er det vigtigt, at du selv foretager de nødvendige ændringer efter lejers underskrift.

Få en guide til denne funktion i vores FAQ her: Hvordan tilføjer jeg en allonge til en lejekontrakt?