Copenhagen Capital: Intuitiv administration af en voksende portefølje – med plads til at skalere

Copenhagen Capital er et børsnoteret ejendomsselskab med en voksende portefølje af bolig- og erhvervsejendomme, organiseret i en struktur med mange selvstændige selskaber. Administrationen holdes bevidst in-house og varetages af et lille, fleksibelt team. Målet er klart: at kunne vokse uden tilsvarende at skulle vokse i antal medarbejdere. Derfor har Copenhagen Capital valgt Boligflow som deres administrationssystem.

Valget faldt på Boligflow efter en test af flere systemer

Inden beslutningen kørte Copenhagen Capital flere administrationssystemer op mod hinanden i en periode for at finde den løsning, der passede bedst til deres behov.

"Vi testede det op ad hinanden i en periode, og vi blev enige om, at det var Boligflow, vi troede mest på," fortæller Kirstine Gernaa-Knudsen, som er Asset Manager hos Copenhagen Capital.

Selve overgangen blev sat i gang med en fast deadline for første opkrævning, og med hjælp fra Boligflow kom porteføljen hurtigt over på systemet.

Et intuitivt system, der er nemt at lære fra sig

For et team, hvor flere medarbejdere arbejder ligeligt i systemet, netop så ingen er låst ved ferie eller sygdom, har det været afgørende, at platformen er let at gå til.

"Vi oplever, at systemet er virkelig intuitivt og fungerer godt. Det er nemt at lære og nemt at lære andre op i at bruge," siger Kirstine.

Den lave indlæringskurve betyder, at nye brugere hurtigt kan komme i gang, og at viden ikke bliver afhængig af enkeltpersoner.

Overblik via dashboard – med fokus på det vigtigste

I hverdagen fungerer Boligflows dashboard som det daglige styringsværktøj. Her ligger de nøgletal, der betyder mest, øverst.

"Det er især tomgang og restance, jeg kigger på. Det står øverst, og det giver et hurtigt overblik over, hvor jeg skal sætte ind," fortæller Kirstine.

Resten kører i baggrunden, og systemet sender automatisk besked, når der er noget, der kræver opmærksomhed. "Den sender mails, når jeg skal være opmærksom på noget – så jeg ikke selv skal huske det hele."

Varslinger, der er til at forstå

Copenhagen Capital bruger Boligflows varslinger aktivt, herunder de nyere moduler til skat og afgifter. Her fremhæves det især, at beregningerne er gennemskuelige.

"Varslingerne er fine at bygge op. Det er rart, at man kan følge med i regnestykket trin for trin og ikke bliver tabt undervejs," siger Kirstine.

Support, der følger med live

En af de ting, der bliver fremhævet, er adgangen til support og at man kan få hjælp med det samme.

"Vi har endnu ikke oplevet et problem, vi ikke kunne løse, når vi ringer ind. Og det er rigtig fedt, at de kan følge med live og se præcis, hvad vi sidder med," fortæller Kirstine.

At supporten er inkluderet i prisen frem for at blive afregnet pr. opkald gør, at teamet ringer ind, så snart der er noget, frem for at lade små ting vokse sig store. "Det går meget hurtigere, når tingene bare bliver løst med det samme, i stedet for en mailkorrespondance frem og tilbage over flere dage."

Bygget API-first – klar til automatisering

For en organisation, der vil effektivisere fremfor at ansætte, er Boligflows tekniske fundament en vigtig del af billedet. Boligflow er bygget API-first, hvilket betyder, at alt det, man kan i brugerfladen, også kan tilgås direkte via API'et.

Det åbner for, at data kan trækkes ud og spille sammen med kundens øvrige systemer og for at sætte automatiserede arbejdsgange op, der reducerer manuelt arbejde. For Copenhagen Capital, der løbende ser på, hvordan flowet omkring blandt andet bilag og kreditorer kan strømlines, er det netop den slags fleksibilitet, der gør platformen interessant fremadrettet.

"Det betyder, at vi kan koble os på, når der sker noget, og få sat de arbejdsgange op, vi gerne vil have – uden at skulle gå på kompromis," fortæller Rasmus Greis, Direktør hos Copenhagen Capital.

En løsning, der understøtter vækst

For Copenhagen Capital handler værdien i sidste ende om at kunne håndtere en større portefølje med det samme lille team.

"Hvis vi skal være dobbelt så store, vil vi helst ikke have flere medarbejdere. Vi skal arbejde smartere – og vores folk skal have de værktøjer, der gør dem mere effektive," siger Rasmus.

Sammenlignet med andre systemer, teamet har stødt på i branchen, fremhæves Boligflow som markant mere intuitivt. "Jeg har ikke hørt om noget på samme niveau. Når man ser, hvad andre stadig arbejder i, virker det næsten utænkeligt."